社会保険労務士の内山です。
いつもありがとうございます。
職場でのコミュニケーションを円滑にするためには、いくつか重要なポイントを押さえる必要があります。
今回は、脳の特性を活かして、より効果的に伝える方法についてお話しします。
まず、脳が情報を理解しやすい順番があることをご存知でしょうか？
脳は、結論→理由→事実→結論という順で話すと、理解しやすいとされています
例えば、管理職を集めた営業会議で、まず「この新しいサービスは我が社にとって非常に重要である」という結論を最初に述べます。その後、なぜそのサービスが重要なのかという理由を説明し、さらにその理由を裏付ける具体的な事実やデータを提示します。最後に、再度「だからこそ、この新しいサービスは重要なのだ」と結論を繰り返すことで、管理職の皆さんに理解してもらいやすくなります。
次に、言語と非言語のメッセージが矛盾した場合、人は非言語を優先する傾向があります。
これはメラビアンの法則として知られており、人が言葉に信用を置く割合はわずか7％で、声のトーンや口調が38％、ボディランゲージが55％を占めています。
つまり、93％の情報が非言語に依存しているのです。そのため、言葉だけでなく、仕草や表情にも注意を払うことが重要です。
例えば、先ほどの営業会議で、管理職の不安を抑えるために、声のトーンを柔らかくし、ボディランゲージで安心感を伝えることが有効です。
さらに、脳の特性として、対象を最初の2秒で判断するということがあります。
これは、野生の動物が危険を察知するのと同じ原理で、同じ動物である人間も判断はたった2秒で行っています。そのため、対面での印象は非常に重要であり、第一印象を良くするための準備が欠かせません。
また、人が同時に認識できる情報は7つ程度に限られています。
例えば、やかんに火をかけ、トースターのスイッチを入れて、歯磨きしながら、今日の予定を確認して、追加の予定をメモ書きする・・・。火を消し忘れたり、トースターをつけっぱなしにしたら大変です。
このように、脳は一度に多くの情報は理解しにくいのです。会議の席でも同様に、重要なポイントは一度に一つずつ提示して伝える工夫がとても効果的です。
最後に、自分の意見が管理職の人たちにうまく伝わらない原因として、自分の言葉が管理職の人たちの感覚タイプに合っていないことが挙げられます。
共通言語を使ったり、感覚タイプを意識した言葉遣いや説明方法を取り入れることで、よりスムーズに伝わります。感覚タイプの診断はこちらで行うことができます。